برای پی بردن به فراگردها و مفاهیم کلیدی گردهمایی های امروزی، بررسی ریشه های تاریخی آن مهم خواهد بود. برخی از پژوهشگران سابقه ی اولین گردهمایی رسمی را به حدود پنج هزار سال قبل از میلاد حضرت مسیح (ع) نسبت می دهند که سومری های باستان، با هم اندیشی مهتران اقوام، ثبت و ضبط و مکاتبه های اداری و تجاری خود را در جلسه هایی مدون، ارائه می کردند و پیشنهادهای خود در رشد و شکوفایی اقوام را به خرد جمعی می سپردند.

برخی دیگر از زمینه های این گونه هم اندیشی را می توان با بررسی مواردی نظیر طراحی و مهندسی ساخت اهرام ثلاثه ی مصر، شیو ه ی کنترل و ارتباطات در امپراتوری روم باستان و چهارچوب قانونی تجارت در ونیز قرن چهاردهم پی گرفت.

سابقه ی تاریخی اولین هم اندیشی های علمی با رویکرد اهمیت به خرد جمعی در ایران باستان به دوران کوروش کبیر باز می گردد که با دعوت از بزرگان ایران زمین به مطالعه ی حرکت سنجی و تشخیص ضرورت توجه به روابط انسانی، طراحی جا و مکان و مدیریت مواد پرداخت.

سیر تاریخی دولت ها نشان دهنده ی این است که همواره نخبگان و اندیشمندان علمی در هر حکومتی با برگزاری این گونه نشست ها و با اعتقاد به خردگرایی اجتماعی، راه کارهای خود را در بهبود شرایط وقت و مدیریت بحران، به مشورت می گذاشتند که این رویکرد در دوران معاصر ما و با توجه به عطش نسل جدید بشری در دستیابی به بیکرانه های علم، قالب گردهمایی ها، سمینارها و کنفرانس ها را به خود گرفته است که با توجه به موضوع مطروحه فرم و چهارچوب خاص و تعریف شده ای را به خود اختصاص می دهد.

روند رو به رشد توسعه ی بشری در عصر حاضر و سیر اشتها ناپذیر انسان در واکاوی ابعاد ناشناخته ای از علم و تکنولوژی، لزوم این امر مهم را بیش از پیش آشکار می سازد که باید نتایج حاصل از نشست های نخبگان ارزشمند علمی با مدیریت مدون و بسط آن به لایه های اجرایی در قالب راه کارهای علمی و عملی به ارگان های ذی ربط ابلاغ شده و نهادینه سازی شود و بی تردید ارزش گذاری آن و امکان نشست های بعدی را تا نمود عینی نتایج حاصل از این قشر خاص، به آسانی میسر نخواهد بود.

رویکرد حرفه ای به برگزاری گردهمایی ها از آن جا حائز اهمیت است که بازدهی مطلوب آن نیازمند بسترسازی مناسب قبل برگزاری، رویکرد حرفه ای و مدرن در هنگام برگزاری و تلاش مستمر و مداوم در پی گیری نتایج حاصل از آن پس از برگزاری است که می تواند این نشست ها را در زمره ی جدی ترین اقدامات در جهت تولید علم و معرفی فن آوری های نوین و امکان سنجی کاربرد گسترده ی آن در سطح اجتماع و یا آزمون کاربرد در جامعه ی آماری و پایلوت قرار دهد.

حال این نکته ی قابل توجه است که این رویکرد حرفه ای چگونه به دست می آید و راه کارهای رسیدن به نتایج مطلوب حاصل از نشست های علمی در چیست؟

از آن جا که برگزاری این نشست های خاص در ظاهر از فرمول ثابتی پیروی می کند، باید این نکته-ی مهم مدنظر قرار گیرد که تدوین استانداردهای خاص برگزاری و پیروی از متدهای ویژه ای که در سایه ی تجربه و سلیقه ی مجری برگزاری و تیم اجرایی به دست می آید، سهم عمده ای را در بهره وری و اثربخشی مطلوب کنفرانس ها، گردهمایی ها و سمینارها ایفا می کند.

متأسفانه بر مبناي اذهان بسياري از مردم،  هر تجمعي را مي توان همايش، کنفرانس، سمینار و یا کنگره خواند، در حالي كه بسياري از اين گردهمايي ها صرفاً نشست هايی كاري و قالباً در چهارچوب تصميم-گيري هاي اداري است.

اما در صورتي كه اين گردهمايي ها، ويژگي هاي يك همايش مانند ضرورت برگزاري، اهداف اصولي و مكانيسم ها و روش هاي مناسب را دارا باشد و صاحب نظران بتوانند با ارايه ی مباحث مختلف، راهكارها و روش هاي جديدي را براي رفع مشكلات و توسعه ی فعاليت هاي جامعه مطرح كنند، بسيار مفيد خواهند بود.

برگزاري سمينارها و همايش ها به عنوان يك روش، در نظام هاي بيشتر آموزشي و اطلاع رساني، در سراسر جهان به عنوان امري مقبول كاربرد دارد و شايد كاربرد مثبت و مؤثر همايش ها باعث شده كه امروزه حتي در مواردي، شكل سنتي سمينارها تغيير كند و به مدد تكنولوژي نوين، به صورت سمينارهاي از راه دور، غيرحضوري و ديجيتالي برگزار شود.

نگرش منفي برخي از افراد نسبت به برگزاري همايش ها ناشي از عدم برنامه‌ريزي صحيح و اصولي هر برگزاري است، هرچند در بسياري از همايش‌ها اين امور انجام مي‌شود و مي‌توان از نتايج آن بهره‌ي فراوان برد.

كثرت سمينارهاي برگزار شده در كشور نمي تواند موجب مباهات باشد، اما فقدان آن ها هم باعث تفاخر نيست، بلكه بايد به طور دقيق بررسي كرد كه سمينارهاي مذكور چه نتايجي دربرداشته اند.

براي بررسي ضرورت تشكيل گردهمایی هايي كه در كشور برگزار مي شود، بايد به ارزيابي جايگاه حوزه های مختلفی از جمله حوزه ی پژوهشي و آموزشی كشور پرداخت.

در واقع، اگر گردهمایی ها با هدفمندي، مطالعه و تحقيقات لازم در راستاي تقويت بنيه ی پژوهشي و تحقيقاتي و یا تجاری كشور برگزار شود، بسيار كارساز و مفيد خواهد بود؛ اما اگر به تشريفات منتهي شود، طبيعي است كه نه تنها سودي ندارد، بلكه موجب اتلاف وقت و انرژي شركت كنندگان است.

گردهمایی ارزشمند و داراي بهره وري كافي خواهد بود كه هدف مشخصی براي آن تعريف شده و براساس آن افراد خاصي دعوت شوند، اما اگر همايشي بيش از حد بزرگ شود، طبيعي است كه از كنترل خارج شده و رسيدن به اهداف مشخص را سخت خواهد كرد.

اصولاً هر كاري كه بدون رعايت اصول و ضوابط مشخص انجام شود، ويژگي و كاركرد مثبت خود را از دست مي دهد. يكي از دلايل غيركاربردي بودن بسیاری از گردهمایی هايي كه در كشور ما برگزار مي شود، اين است كه معمولاً اين گردهمايي ها فاقد چارچوب اصولي است؛ درحالي كه اگر كميته هاي مختلف برگزاري گردهمایی مانند كميته ی علمي، كميته ی ارتباطات، كميته ی تشريفات و كميته ی پيگيري پس از پايان گردهمایی، به طور هماهنگ با يكديگر عمل كرده و در جاي خود تشكيل شده و همچنين مسئولان متخصص و كارآمدي نيز برآن ها نظارت كنند، اين گردهمایی ها كارآيي لازم را خواهند داشت.

بديهي است كه برگزاري گردهمایی هاي دقيق و با اهداف از قبل تعيين شده نشانه‌ي موفقيت در توليد علم است. لذا ايجاد و پيش بيني تسهيلات قابل توجه براي ارائه دهندگان مقالات با سطح علمي مورد نظر، انگيزه‌ي شركت كنندگان را براي توليد علم بيشتر مي‌كند و موجب مي‌شود شركت‌كنندگان زمان زيادتري را به پژوهش اختصاص دهند.

فرهنگ سازي در گردهمایی ها، چيزي جز گسترش شيوه ها و روش هاي ترويج دانش نيست؛ يعني همان روشي كه در تأسيس حوزه هاي علميه، دارالفنون ها و مكتب خانه ها موردنظر مؤسسان آن ها بوده است و امروزه در شبكه هاي بزرگ دانشگاهي، اينترنتي و آموزش هاي همگاني، مورد توجه دانش گران قرار دارد.

مجريان گردهمایی ها در صورت انتشار سريع و به موقع نتايج به بار آمده در گردهمایی، ثبت و نگهداري آثار، ترويج دستاوردهاي علمي آن ها و تعهد اعضا به تبادل جديدترين يافته ها و ارايه ی آن به دستگاه هاي اطلاع رسان، مي توانند گام مؤثري را در فرهنگ سازي و بهره وري شايسته از گردهمایی ها، بردارند.

برگزاري همايش و سمينارهاي علمي تلاشي در راستاي اغناء روحيه جستجوگري و  كاوشگري جامعه علمي دانشگاهي براي كسب معلومات و اطلاع ازيافته هاي جديد در عرصه علم و دانش است. علاوه بر آن، برگزاری همایشها به تجمیع تجربیات، برقراری ارتباط مستقیم و رو در روی پژوهشگران و محققین و علم آموزان و ایجاد زمینه ای برای فعالیتهای جمعی کمک شایانی می نماید.

يكي از فعاليتهاي مهم دانشگاه ها و مراکز علمی تحقیقاتی، برگزاري همايشهاي بين المللي و داخلي مي باشد كه معمولا از طريق همكاري مشترك یک یا چند دانشگاه و انجمن علمی، مراكز تحقيقات و سازمان ها اجرا مي شود.